Tietosuojaseloste – Yhteistyökumppanit ja toimittajat - Suomen Rahapaja

Tietosuojaseloste – Yhteistyökumppanit ja toimittajat

Viimeksi päivitetty 22.5.2018.

1.     Rekisterinpitäjä Suomen Rahapaja Oy,

Suokallionkuja 4,

01741, Vantaa

2.     Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioiossa Minna Toiviainen

Suomen Rahapaja Oy

Suokallionkuja 4

01741, Vantaa

Puh. (09) 898 274

Sähköposti: privacy@mint.fi

3.     Rekisterin nimi Yhteistyökumppanit ja toimittajat
4.     Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitukset Suomen Rahapaja Oy säilyttää ja käsittelee tietoja rekisteröidyistä yhteistyökumppaneita edustavista henkilöistä seuraavia käyttötarkoituksia varten:

• tilausten hallinnointi ja maksaminen
• tuotteiden ja palveluiden hankinta
• tuotteiden ja palveluiden tuki
• sopimusten hallinnointi, myyntiedustaja-, toimittaja- tai yhteistyökumppanisuhteen ylläpitäminen.
• muut sopimuksen tai juridisen velvoitteen täyttämiseen liittyvät tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai sopimukseen. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä sellaisten sopimusten täytäntöön panemiseksi, joissa Suomen Rahapaja on osapuolena. Lisäksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Suomen Rahapajan tavanomaiseen liiketoimintaan liittyvien oikeutettujen etujen vuoksi.

Lisäksi voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös yhteistyön tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Me emme käytä tietoja muihin käyttötarkoituksiin.

5.     Käsiteltävät henkilötiedot Yllä mainittujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi rekisteröidystä käsitellään seuraavia tietoja:

  • Henkilön nimi  ja yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • Yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot
  • Hankintojen ja yhteistyöprojektien toteuttamiseen ja tapaamisiin liittyviä tietoja, kuten tietoja osto- tai myyntihankkeisiin liittyvistä tapaamisista, puheluista ja muista keskusteluista, mukaan lukien sähköpostikeskusteluista.
  • Sopimus- ja tarjoustiedot.
  • Muut tarvittavat tiedot liikesuhteen hoitamista varten.
  • Myyntiedustajien osalta kerätään myös myyntiedustajan koulutustiedot, työkokemusta ja osaamista koskevat tiedot, rikosrekisteriote, henkilöllisyystodistus, komissiota koskevat tiedot ja eettisiä toimintaohjeita koskeva keskustelu.
6.     Säännönmukaiset tietolähteet Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai heidän työnantajaltaan Suomen Rahapajan osapuolten liikesuhteen yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä rekisterinpitäjän oikeutetun edun laajuudessa.

7.     Säännönmukaiset tietojenluovutukset Osaan henkilötiedoista voi olla pääsy ja niitä voivat käsitellä Suomen Rahapajan tytäryhtiöt, alihankkijat ja muut palveluntarjoajat siinä laajuudessa kuin on tarpeen yllä olevien tarkoitusten toteuttamiseksi. Suomen Rahapaja varmistaa, että tällaisia kolmansia tahoja sitovat sopimukset, jotka tarvittavissa määrin huomioivat tietosuoja- ja salassapitovaatimukset. Käytämme ulkoisia palveluntarjoajia tiettyihin liiketoimintoihin, kuten IT-järjestelmien ylläpitoon.
8.     Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
9.     Säilytysajat Henkilötietojen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja vähintään niin pitkään, kuin niitä tarvitaan ilmoitettujen käyttötarkoitusten toteuttamisessa, kuten sopimukseen perustuvien rekisterinpitäjien velvoitteiden täyttämisessä tai toimittajan kanssa solmitun sopimussuhteen hallinnoimisessa. Tyypillisesti henkilötietojen säilytysaika on sidottu rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation välisen sopimuksen voimassaoloaikaan. Henkilötietoihin saattaa kohdistua myös lakisääteisiä säilytysaikoja. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineistoon sisältyvien tietojen säilytystä kuuden tai jopa kymmenen vuoden ajan, riippuen rekisterinpitäjään kulloinkin soveltuvasta lainsäädännöstä.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot tuhotaan tietoturvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

10.  Rekisteröidyn oikeudet EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Suomen Rahapajaan niiltä osin, kuin Suomen Rahapaja toimii rekisterinpitäjänä kyseisille rekisteröidyn henkilötiedoille.

–       Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.

–       Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää rekisterinpitäjän hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja.

–       Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, rekisterinpitäjää velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt tai rekisteröity peruuttanut tietojen käsittelyä koskevan suostumuksensa.

–       Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus saada rekisterinpitäjän rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

–       Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi tiettyjen lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada rekisterinpitäjältä rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle alkuperäisen rekisterinpitäjän estämättä.

–       Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä: Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustusoikeus tulee erityisesti sovellettavaksi tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällaisissa tilanteissa rekisterinpitäjällä on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole voi huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

–       Niiltä osin, kuin henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyä koskeva suostumuksensa milloin tahansa.

Tietojen tarkastamista, oikaisemista, poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn vastustamista koskevat pyynnöt tulee esittää privacy@mint.fi /  tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Suomen Rahapaja ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut: www.tietosuoja.fi.

11.  Tietojen suojaus Manuaalinen aineisto:

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot:

Tietokannat, joihin markkinointirekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

12.  Muutokset tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta päivitetään ajoittain. Viimeisimmän muutosajankohdan voi todeta selosteen alussa olevasta ”Viimeksi päivitetty”-päivämäärästä. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisin väliajoin.

Jos muutamme olennaisesti tapoja käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja, ilmoitamme asiasta erikseen.